Aj prechod od možnosti k nutnosti pracovať z domu môže byť hladký a plynulý

Spoločnosť Západoslovenská energetika, a. s. (ďalej ZSE) je dlhodobým zákazníkom spoločnosti exe, a.s. (ďalej exe). Keď v januári tohto roku začala ZSE intenzívnejšie otvárať tému online kolaborácie prostredníctvom zakúpených produktov balíka Office 365 (primárne Microsoft Teams), exe navrhlo realizáciu adopčnej kampane ako prirodzené pokračovanie partnerskej spolupráce.

ZSE dedikovala na adopčnú kampaň  interný tím a exe poskytlo expertov s kľúčovým  know-how v oblasti stratégie a roll outu. Okrem pokročilých školení adopčný tím školil aj používanie aplikácií Planner, Stream, OneNote a zamestnancom ZSE ukázal, ako môžu pomocou týchto nástrojov efektívne digitalizovať pracovné procesy.

Používanie aplikácie MS Teams uľahčilo prácu zamestnancom ZSE najmä počas náhlej mimoriadnej situácie

V reakcií na situáciu s vírusom COVID-19, vydal adopčný tím niekoľko jednoduchých a rýchlych manuálov určených na prácu s touto komunikačnou platformou a zároveň realizoval užívateľské školenia pre zamestnancov ZSE. Školenia boli podporené špeciálnou training site, kde boli so zamestnancami ZSE zdieľané rôzne školiace videá. Všetky aktivity boli šité na mieru, najmä kvôli možnosti začať čo najrýchlejšie používať videokonferenčné hovory a spolupracovať na dokumentoch.

Vďaka predchádzajúcej dlhodobej spolupráci pri migráciách do rôznych kolaboračných platforiem (SharePointOneDrive), aj optimálnej konfigurácii Microsoft Office 365 prostredia, sa chod práce v spoločnosti ZSE digitálne transformoval natoľko, že prijatie novej formy komunikácie nebolo pre zamestnancov nijakým šokom. Vďaka časovo i obsahovo efektívne naplánovaným školeniam mali zamestnanci potrebné informácie v čase, keď už začali platiť obmedzenia a dokázali sa rýchlo adaptovať na zmenu spôsobu práce. Prechod od možnosti k nutnosti pracovať z domu tak bol veľmi hladký a plynulý.

V exe hodnotíme, že naša vzájomná spolupráca so ZSE prebiehala na veľmi profesionálnej úrovni. V projekte prechodu do Microsoft cloudu sa rýchlo ukázala dobrá technická pripravenosť spoločnosti ZSE a k ľahkému priebehu jednoznačne prispel ich otvorený prístup k novým riešeniam. Priebeh adopcie kolaboračnej platformy zamestnancami ZSE bol dobre zvládnutý pod vedením Michala Piecku, Head of Managed workplace services v ZSE. Adopčný tím včasne zabezpečil dostatok webinárov, čím výrazne pomohol k ľahkému osvojeniu si aplikácie Microsoft Teams a jej kolaboračných funkcií, aj pre prácu z domu.

V ZSE si týždenne vymenia viac ako 150-tisíc správ a zorganizujú 2.000 mítingov v online prostredí

Online kolaboráciu si zamestnanci osvojili skutočne rýchlo a jej základné funkcionality začali využívať veľmi intenzívne. Týždenne si medzi sebou vymenia viac ako 150-tisíc správ v chate, 2.000 online mítingov a systematicky spolupracujú na dokumentoch. Využívajú co-authoring, čiže editáciu dokumentu viacerými zamestnancami súčasne, bez nutnosti posielania objemných príloh e-mailom či dohľadávania aktuálnej verzie dokumentu. Všetko dôležité na prácu majú na jednom mieste, čo im šetrí čas a uľahčuje prácu.

Ďaším cieľom je preškolenie pokročilých scenárov a spustenie Champions programu, ktoré podporia ďalší rozvoj  digitalizácie a pracovných návykov zamestnancov ZSE.

„Sme veľmi spokojní s tým, ako fungovala vzájomná spolupráca s exe pri “roll oute” novej komunikačnej a kolaboračnej platformy, vďaka čomu sme situáciu s nútenou prácou z domu zvládli veľmi dobre. Pri “roll oute” nám pomohla najmä expertíza nášho partnera a jeho skúsenosti s podobnými projektami. Využívanie aplikácie umožnilo zamestnancom ZSE hladký prechod na prácu z domu. Na druhej strane nás to inšpiruje vo väčšej miere digitalizovať svoju prácu, optimalizovať a automatizovať procesy a objavovať stále nové možnosti využívania kolaboračných nástrojov“ hodnotí Milan Netoušek, Vedúci úseku riadenia IT služieb.